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ご相談とヒアリング

ヒアリングシート

すべてはヒアリングから

ホームページを準備する時や会社案内を準備する時に、よく相談される事は「何を記載していいかわからない」というご相談です。

会社の理念やサービスの品目などの基本的な記載内容は問題ないのですが、それ以外はあまりイメージがわかない・・・というのがよくあるご相談です。

そこで、そのホームページや会社案内は「誰のために何の目的で一番必要と考えたのですか?」とお話を聞かせていただきます。

そのお話を聞かせていただき、あなたの大事な思いをどの様に伝えたいのかを確認させていただきながら話を進めると、シンプルで奥行きがあり、しっかりとしたメッセージをイメージすることが出来るようになり、自然とキャッチコピーや伝えたい一言のヒントが生まれるようになります。

またヒアリングをすることで、あれもこれも一緒になっていた思いのピースがしっかりと認識されるようになり、伝えたい事の優先順位ややりたい事に必要な準備作業などを見直し確認できるようになり、ホームページや会社案内を作った後に何がどう変わるかをイメージできるようになります。

制作準備と完成形をイメージ

ホームページ制作でよくある事例の一つに、制作後にアクセスがないので「そのまま放置」という話や体験をよくお聞きします。

せっかく作ったホームページなので、本来なら期待も大きく反応を楽しみにしていたと思います。

しかし、今は制作公開しただけではなかなかアクセスはしてもらえません。アクセスしてもらうための作業をおこない、上手に広めていく必要があります。

ここで、制作前のヒアリングが大きく役に立ちます。なぜならそれは、「こんなことが出来るようになる」「こんな問い合わせが来たらすごい」「商品が売れるかもしれない」という思いを共有して制作することが出来るからです。

もちろん、時間と費用もかけて制作しますので、いい結果を望むことは必然です。だれも作った後はどうでもいいなんて思いません。

一番大事なことは、作った後のイメージにどれだけ近づくことが出来るのかと、そうするために何をすべきなのかを理解することです。

ヒアリングシートによる制作

私は制作する前に、必ずヒアリングシートを使うようにしています。

ヒアリングシートの内容には、あなたの伝えたいことをしっかりと見極めるしかけが施されています。

このヒアリングシートを使うことで、あなたの会社の強みや、あなたが一番気にしていることなど、自然に確認できるように作ってあるのです。

また、ヒアリングシートを使うことで、自然に文章にしているということが大事になります。

話し言葉では心地よくても、文章だとしっくりと来ない場合や、話し言葉のままだと前後の話が見えずにイメージにそぐわない場合など、実際にペンで書くと思いもしない違和感を感じる時があります。

伝えたいことをイメージし、制作物に落とし込む作業で一番大事なことは、伝えたいことをメッセージに変えることです。

そのメッセージは、紙のメッセージ、ホームページでのメッセージ、動画でのメッセージ、音声でのメッセージなど、表現する形は様々ですが、文章にするという意味ではすべて一緒です。

かならずテキストにして形にする必要があるのです。

テキストメッセージの重要性

よく、営業の方とお話をすると、商談では何とかうまく話ができ、話を聞いてもらうとほぼお客様にご満足いただけるというお話です。

私も昔は飛び込み型の営業マンでした。今ではあまりない話ですが、訪問販売スタイルでアポなし現場に直撃営業も普通の事でした。

そういった時代を乗り越えてきた営業マンは、誰とでも話を上手にすることができ、「とにかく会えば何とかなる」という営業スタイルがありました。

しかし、近年の営業はどうでしょうか?私は時代の流れとともにトークの重要性よりも、テキストの重要性のほうが大事だと考えるようになりました。

理由はいくつかありますが、テキストが一番目につくものであり、テキストは残るものだと考えたからです。

資料という伝達スタイル

私は、会社内の伝達や対外的な連絡方法に資料は必ず必要だという認識を再確認する機会がありました。

というのも、社内での話ですが、普段私は、スケジュール管理とTODOはパソコンとスマホを使って管理しています。

エクセル、ワード、パワーポイント、テキスト、画像ファイルなどは、共有フォルダで一括管理です。

しかし、あるときに、全く外部の人間に資料を送るときに、クラウドでの共有やファイルや資料を送ることはできたのですが、肝心の指示書や概念のテキストの準備をしていませんでした。

普段は会社内の会話で当たり前にしていたことが、いざ外部の方との連絡となると会社の考え方や私の考え方、細かなルールや推奨すべきポイント、絶対にしてはいけないポイントなどをまとめたことがなく資料がないのです。

大きな会社なら当たり前にしている事かもしれませんが、この時私は、会社の仕組みをしっかりと書類に落とし組む必要性を感じました。

会社の資料がしっかりと出来上がると、作業がスムースに流れるようになります。

いつもは話して終わりのところも、資料にすることによりミスが減るようになりました。

また、資料から読み取れる意味や、考え方も伝わるようになり、会社理念の考え方やとらえ方が以前より共有できるようになり、細やかな対応やサービスができるようになりました。

この話の例は社内のことですが、この資料という伝達方法は、スタイルは変わってもずっと残る資料として必要なものだと感じました。

ホームページも基本は同じです。会社の思いや社長の考えは社内で伝わってこそ一体感が生まれ向上します。

ホームページも単独でメッセージにするのではなく、会社の一部として皆さんと共有することでさらに機能性が上がります。

資料にするにはやはり文章

営業の話ではありませんが、今は、資料は最も重要な営業ツールです。誰かに何かを伝えようとしたときに、話ではできない内容を資料で伝える事ができます。

また資料の形も様々な形があり、チラシ、会社案内、紙の資料、名刺、ポストカード、CD、DVD、ホームページ、アプリ、ファイルなど、本当に自由に選べるようになりました。

しかし文章を形にするときに、どんなメディアであれ文字にする難しさと大切さを痛感します。

そのためにもあなたの伝えたい思いを文章にし形にする作業のは、本当にご相談とヒアリングは大事だと考えてます。

キャッチコピーや文言も併せて相談させていただける体制を整えておりますので、まずはご相談ください。

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